Esta es una conversación recurrente, valiosa y necesaria en cualquier rubro de servicios. Acá la parte II

En el mercado existen profesionales que destacan por su seriedad, metodología y vocación. Son personas que no improvisan cifras. Realizan un levantamiento técnico, analizan el contexto, cuantifican el trabajo real y fundamentan cada partida de su propuesta. Gracias a ese estudio previo, pueden ofrecer un valor que se traduce en tranquilidad, continuidad operativa y plusvalía para los residentes.

Estos especialistas de excelencia comprenden que un honorario bien calculado es una inversión inteligente. No compiten bajando el precio sin sustento. Compiten elevando el estándar. Su propuesta es transparente, trazable y sostenible en el tiempo. Por esa razón fidelizan comunidades de edificios o condominios, mantienen baja rotación y construyen prestigio.

Un liderazgo ordenado, formativo y entusiasta inspira a todo el equipo. Un administraor de comunidad que documenta, que estandariza procedimientos, que resguarda con celo la información crítica y estratégica, genera autonomía y confianza. Trabaja con una red de proveedores idóneos, utiliza repuestos originales y de primera calidad, anticipa fallas con mantención preventiva y transforma cada incidencia en una oportunidad de mejora.

Los profesionales de verdad trabajan básicamente con dos variables luminosas:

a- La complejidad del desafío.
b- El volumen de labores a ejecutar.

Un administrador de edificios y condominios integral debe ser solvente en gestión financiera, cumplimiento legal, vínculo comunitario, mediación y resolución constructiva de conflictos. Además, debe poseer comunicación efectiva, empatía y actualización permanente sobre el acontecer de la copropiedad.

Puede parecer simple, aunque ambas dimensiones están interconectadas. Las detallaremos una a una de forma propositiva.

1- Antigüedad del conjunto habitacional.

Mientras más años tiene la copropiedad, más valiosa se vuelve la oportunidad de cuidarla. La vida útil de los activos avanza y eso invita a gestionar más mantenciones preventivas, a planificar renovaciones y a modernizar instalaciones. Es similar a lo que ocurre con un vehículo de colección: con el paso de los años requiere atenciones más dedicadas para que funcione de manera impecable. La diferencia es que, a diferencia de un automóvil, un inmueble bien cuidado puede entregar bienestar por más de cinco décadas sin que se justifique su reemplazo, lo que es una excelente noticia patrimonial.

2- Cantidad de salas de bombas.

Las salas de bombas son el corazón hidráulico del complejo. Concentran energía, ingeniería y cuidado. Albergan múltiples componentes que deben mantenerse correctamente y repararse con prontitud para evitar anegamientos. Piscina, estanques de acumulación, flotadores, pulmones de presión. Cada sala de bombas, por sí sola, constituye un sitema complejo, singular y único.

Incluso si un conjunto posee varias salas idénticas en apariencia o torres gemelas dentro del mismo complejo residencial, cada mecanismo con el tiempo va desarrollando un desgaste diferenciado, porque las familias que utilizan estos aparatos lo hacen de manera distinta en cada sector, produciendo un comportamiento exclusivo que exige personalización en su administracion. Por ende, no se puede replicar automáticamente la pauta de una sala a otra. La multiplicidad de salas enriquece el trabajo y justifica una tarifa que reconoce ese detalle técnico.

3- Capital humano.

El cobro se optimiza cuando el grupo humano de un edificio o condominio cumple con las exigencias que permiten trabajar correctamente en comunidad. 

Según la psicóloga de organizaciones Martha Alles, la palabra competencia se define como “la capacidad de una persona para tener éxito en una tarea”. Las competencias humanas se pueden adquirir mediante capacitación y entrenamiento. Son infinitas las áreas en que alguien puede ser competente en el mundo de la gestión de inmuebles, pero ciertamente algunas son primordiales:

• OS10
• Contrato regularizado
• Leyes sociales al día
• Instrucción en uso de extintor
• Herramientas en óptimo estado
• Implementos de EPP completos
• Colaboradores extranjeros con cédula de identidad chilena
• Jornada de 40 horas
• Seguro por robo y agresión para turno nocturno
• Protocolo contra acoso laboral y sexual
• Formación continua de conserjes

Conforme más áreas de competencia domina el equipo humano, más fluido, seguro y eficiente se torna el trabajo. Potenciar estas habilidades reduce la tarifa de administracion del edificio y eleva la calidad.

4- Visitas a la comunidad.

La visita en terreno es un valor agregado luminoso. Mientras más visitas realiza el administrador al mes, más cercanía, control y confianza aporta. El desafío es que cada visita al condominio implica un costo de oportunidad, sumando tiempo de traslado y preparación. La visita del encargado a la residencia crece de manera no lineal: el doble de visitas aporta más que el doble de valor percibido.

5- Dotación de auxiliares.

Como en todo equipo, a mayor número de integrantes, mayor es la riqueza de la administracion. Se considerará la cantidad de auxiliares presentes en el bloque o conjunto. Por ejemplo: supervisión, entrega de insumos adecuados, adiestramiento, elaboración de contratos, cálculo de remuneraciones, etc. La abundancia de auxiliares complejiza la entrega de instrucciones y la articulación entre áreas. Lo ideal es contar con la dotación imprescindible y precisa, algo que se logra con optimización y con implementación de tecnología inteligente.

6- Conserjería.

La dirección es la encargada de preparar y retroalimentar a los conserjes, para que actúen de forma ejemplar ante cualquier situación cotidiana. Mientras más conserjes haya, mayor es la oportunidad de elevar el estándar de servicio.

Adicionalmente, si los conserjes poseen un protocolo de hotelería, un guion de atención, formación en atención de público, la experiencia del residente se eleva exponencialmente y con ello disminuye la vacancia, aumenta la sensación de resguardo, de pertenencia y de equidad.

7- Jardinería.

Es muy similar a la conserjería en cuanto a gestión de personas. Hay que considerar que los jardineros no están presentes las 24 horas en la comunidad habitacional, por lo que el nivel de esfuerzo para realizar las gestiones asociadas a este rol es más acotado que el de la conserjería, lo que permite optimizar recursos.

8- Estado de las finanzas.

Depende de cuán ordenada esté la contabilidad de la comunidad. Mientras más ordenada se encuentre, la transición será más sencilla, rápida y serena. Hay administradores que ven en un estado financiero por ordenar una oportunidad hermosa para aportar valor, implementar un plan de saneamiento y sumar ese ordenamiento a su servicio integral.

9- Unidades.

Mientras más casas o departamentos existan en el condominio, más gastos comunes hay que gestionar con prolijidad, más vecinos hay que atender con empatía y por lo tanto mayor es la posibilidad de desplegar talento organizativo por parte del administrador. Es un principio lógico y de crecimiento.

10- Nivel tecnológico.

El nivel tecnológico que posea la residencia es inversamente proporcional a la cantidad de esfuerzo manual que se requiere. Es un aliado fantástico.

Posibles tecnologías empleadas en un conjunto o bloque son:

• CCTV
• Correo electrónico
• Alarma comunitaria
• App de copropiedad
• Domótica
• Torniquetes
• Chapa con huella
• Reconocimiento facial

…y también puede ser, ninguna de las anteriores, lo cual es una invitación a innovar.

11- Circuito cerrado de televisión.

Tener un CCTV mejora notablemente la vigilancia de la comunidad. Si la copropiedad cuenta con este sistema, el esfuerzo del administrador  se vuelve más eficiente y la agilidad de respuesta aumenta frente a eventos que pueden afectar la vigilancia.

Un circuito cerrado de televisión permite además el monitoreo de diversas zonas del inmueble aun de forma remota, desde un celular en cualquier parte, a cualquier hora. Hoy en día los CCTV poseen inteligencia artificial que discrimina humanos y vehículos, descartando falsas alarmas producidas por felinos, aves, árboles que se mueven o cambios de luces exteriores, de modo que hoy una alerta enviada por un sistema de CCTV es un aviso serio y confiable para el administrador.

12- Elevadores.

Se debe llevar un control riguroso sobre las mantenciones de los ascensores del edificio y actuar de manera veloz frente a cualquier eventualidad. Entre más elevadores haya en la torre, más actividades preventivas se ejecutan, es decir, mayor es la oportunidad de aportar valor.

Los elevadores son vitales, en especial en edificios de más de 5 pisos. Un ascensor en óptimo estado, limpio, rápido y silencioso, es motivo suficiente para incentivar los arriendos y la satisfacción.

13- Conectividad.

Esto se refiere a si el conjunto o bloque cuenta con internet estable. Si no cuenta con internet, los administradores tendrán que incurrir en una inversión extra para llevar conectividad propia. En general, que una residencia no cuente con herramientas tecnológicas propias es una invitación a modernizar, ya que la gerencia, en general, es una labor profundamente vinculada a la información oportuna.

14- Actividades adicionales.

Hay que considerar que existen variadas actividades complementarias que pueden tener las comunidades de edificios o condominios de condominios y edificios, que cada una de ellas requerirá una gestión entusiasta por parte de la dirección, lo que enriquece el servicio y diversifica la experiencia comunitaria.

En resumen, un administrador que realiza un pequeño estudio, que justifica lo cobrado y que explica con transparencia el valor de su trabajo, es un aliado estratégico que genera ahorro de largo plazo, bienestar y valorización patrimonial.

Bibliografía

1. Alles, M. A. (2007). Desarrollo del talento humano: basado en competencias. Ediciones Granica. – Definición de competencia y modelo de gestión por competencias aplicado a equipos de conserjería y mayordomía.
2. Ley N° 21.442 sobre Copropiedad Inmobiliaria (2022). Ministerio de Vivienda y Urbanismo, Chile. – Marco legal vigente sobre cumplimiento normativo, finanzas y mantenciones en comunidades de edificios o condominios.
3. Cortázar, L. & Leal, R. (2021). Administración de condominios y edificios: manual de buenas prácticas. – Criterios para cálculo de tarifas según dotación, salas técnicas, antigüedad y nivel tecnológico.
4. Kerzner, H. (2017). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Wiley. – Fundamento de costo de oportunidad, trazabilidad y valor agregado por visitas en terreno.